Die Dorfner Gruppe setzt auf eine übergreifende Strategie zur konsequenten Digitalisierung möglichst vieler Prozesse über die gesamte Dorfner-Welt hinweg. Denn die Möglichkeiten, die uns die Automatisierung von Routineaufgaben und die zentrale Verfolgung von Prozessen bieten, wachsen von Tag zu Tag. Automatisierte Abläufe und Technologien nehmen uns nicht nur Routineaufgaben ab. Sie sparen uns und unseren Kunden Zeit und Ressourcen, lassen sich gut rückverfolgen und liefern uns solide Echtzeitdaten als Grundlage für unsere Unternehmensentscheidungen.
Außerdem können wir mit dem planvollen Einsatz digitaler Möglichkeiten dem demografischen Wandel begegnen und unsere vorhandenen Fachkräfte ganz gezielt einsetzen. Denn eines bleibt klar: Unser Erfolg und unsere zuverlässige Qualität fußen auch künftig auf unseren engagierten Mitarbeitenden.
Wie setzen wir Digitalisierung um?
Vincenzo Montalto, verantwortlich für IT und Digitalisierung innerhalb der Dorfner Gruppe, sieht die Arbeitsabläufe der Zukunft so: „Digitalisierung wird unser neues Normal werden. Um mittelfristig in dieser Normalität anzukommen, ist ein ganzheitlicher, langdauernder Prozess nötig. Ich kann aber versichern, dass wir genau wissen, wie die dafür nötigen Schritte ablaufen müssen.“
Technische Neuerungen führen wir bei Dorfner nicht ein, nur weil der Markt sie anbietet und wir neugierig auf mögliche Effekte sind.
Wir denken anders herum: Wir wünschen bestimmte, messbare Verbesserungen und entscheiden danach, mit welcher Software oder welchem Tool wir hier am besten zum Ziel kommen. Auf diesem Wege sind zum Beispiel aktuell bereits rund 40 Mini-Apps entstanden, die Abläufe gezielt vereinfachen: Mit ihnen lassen sich etwa Rechnungsbelege leichter erfassen oder Objektbegehungen zur Qualitätssicherung gleich vor Ort dokumentieren.
Wo sind wir bereits digital?
Am Beispiel Finanzen lässt sich der Vorteil digitaler Geschäftsprozesse aufzeigen: Aktuell und wohl noch bis Jahresende 2026 läuft die Modernisierung des unternehmensweiten ERP-Systems, mit dem alle kaufmännischen Abläufe zentral erfasst und ausgewertet werden können. So werden zum Beispiel Abrechnungen an die Kunden automatisiert erstellt, versendet und laufend protokolliert. Bleibt der Zahlungseingang einmal aus, erkennt dies das ERP-System und leitet die nächsten Schritte ein – so werden keine Fristen versäumt, weil jemand etwas übersehen hat oder plötzlich ausgefallen ist. „Durch diese technische Aktualisierung können wir jetzt konstantere Zahlungseingänge als zuvor feststellen, was uns eine wichtige finanzielle Planungssicherheit für das Unternehmen gibt“, berichtet Vincenzo Montalto.
Gleichzeitig vereinfacht sich das interne und externe Berichtswesen. Aktuelle Finanzzahlen sind seit ungefähr einem Jahr live auswertbar und stehen in wenigen Schritten für Reports, Entscheidungen und Präsentationen zur Verfügung.
Ein weiteres Anwendungsbeispiel für die Digitalisierung ist das Asset Management, also die Verwaltung aller Anlagegüter: Dazu gehören der eigene Maschinenpark und die Reinigungstechnologie, aber auch alle anderen Gerätschaften. Auch hier ermöglichen mittlerweile digitale Lösungen die stets aktuelle Verwaltung. Über den gesamten Lebenszyklus eines Gerätes sammeln wir nun Informationen zu Anschaffung und Abschreibung, zu Reparaturen und Ersatzteilen. Darüber hinaus erfassen wir mittlerweile auch die Reinigungsdokumentation in den unterschiedlichen Kundengruppen digital und direkt vor Ort – ein weiterer Schritt hin zu mehr Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Qualitätssicherung.
Der Mehrwert muss für alle ersichtlich sein
Besonders wichtig ist, dass alle Mitarbeitenden erkennen können, wie sinnvoll digitale Helfer für ihre tägliche Arbeit sind und welche Mehrwerte sie jedem in der täglichen Arbeit bringen. Die Verantwortlichen der Digitalisierung bei Dorfner achten darum darauf, dass die Nutzung von digitalen Lösungen so einfach und komfortabel wie möglich ist. Kommt es zum Beispiel zu Funktionsstörungen eines Staubsaugers am Einsatzort, kann die Reinigungskraft vor Ort per Knopfdruck ein digitales Ticket erstellen, mit dem das Problem zur schnellen Beseitigung weitergeleitet wird – ein einfacher und direkter Weg, ohne lange Suche nach Ansprechpartnern.
Aktuell erweitert Dorfner diese Form der Digitalisierung noch durch die künftige smarte IOT-Anbindung aller Geräte – das Ziel ist, über dieses „Internet of Things“ alle Daten zur Nutzung und zum Verbrauch sammeln und laufend auswerten zu können. Damit Dorfner die Digitalisierung tatsächlich zum „neuen Normal“ weiterentwickeln kann, sind zwei Dinge wichtig: Zum einen muss die technische Zuverlässigkeit und Sicherheit dieser Tools und Lösungen gewährleistet sein. „Cyber Security ist dafür das Schlüsselwort“, so Vincenzo Montalto, „natürlich haben wir IT-Experten für die Dorfner Gruppe die nötigen Vorkehrungen getroffen. Außerdem appellieren wir an alle Kollegen, am eigenen Arbeitsplatz sensibel für den Datenschutz zu bleiben.“
Digitalisierung funktioniert nicht ohne Menschlichkeit
Noch wichtiger für den gelingenden Umstieg in die digitalisierte Arbeitswelt ist aber – wie so oft bei Dorfner – der Mensch. Dorfner hat sich während seiner Unternehmensgeschichte immer überlegt und strategisch auf neue Entwicklungen eingestellt, und ebenso seine Mitarbeitenden. Uns ist sehr bewusst, dass jede Umstellung sich erst einmal fremd und unbequem anfühlt, bis die Handhabung vertraut und selbstverständlich wird – ganz normal eben!
Nun machen wir bereits an vielen Orten in der gesamten Gruppe sehr positive Erfahrungen mit dem passgenauen Einsatz von Automatisierung. Darum wollen wir – mit viel Aufklärung, Fortbildungen und Unterstützungsangeboten – an die Veränderungsbereitschaft jedes einzelnen Mitarbeitenden anknüpfen und ihn einladen, bei dieser gemeinsamen digitalen Reise dabei zu sein
